一.档案管理
(一)档案工作的基本原则
1.凡是学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料的均为档案。
2.档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
3.文件材料应严格执行文书处理部门立卷归档制度。
4.文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员
的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
5.学校各部、处、室、院、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案人员，协同学校档案
部 门认真做好档案的收集、整理、归档工作。
6.要努力实现档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。
(二)编目
1.档案部门对接收的案卷，先在南大之星档案管理系统中进行分类整理合并数据库后，再打印档案案卷目录、全引目录、
专题等目录作为手工检索工具，配合计算机检索。
2.按照整合打印出的案卷目录，为每个案卷实体编写档号，并在档案装具脊背贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距
装具底边40毫米处。
3.随时将存贮在计算机中的数据进行刻盘保存，以保证电子数据的安全。
(三)排架、保管
1.将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
2.与文件材料配套的特殊载体记录的党群、行政档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。
3.保管
(1)新建的库房要符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要
求逐步改造。
(2)库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
(3)库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。
(4)档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空
调机、吸尘器等。
(5)案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
(6)库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。
(7)档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（四）鉴定和销毁
1.档案部门应按规定进行鉴定，并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2.在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料
为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，
方可存毁。
3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（五）统计
1.档案部门要确定专人负责统计。
2.建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和学校主管
部门的要求及时报送各种报表。
3.按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
4.对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
二.归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的文件材料必须反映学校各个部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。
（二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会。另外，还有声像载体的档案。
2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单
位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三)不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。
2.上级机关发来供工作参考的抄件。
3.上级机关征求意见未定稿的文件。
4.重份文件。
5.无查考利用价值的事务性、临时性文件。
6.未经会议讨论未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿。
7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。
11.为参考目的从各方面收集的文件材料。
三.形成文件材料的部门立卷和归档流程
(一）形成积累
1.学校各院、部、处、室、馆、总支、所和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。
2.各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制案卷类目。
3.每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根
据案卷类目分别立卷。
（二）立卷
1.立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类
组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2.立卷分工
(1) 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由学
校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
(2) 以党委、学校名义的发文，由学校办公室立卷归档(其电子文件一并归档)。以部门名义的发文，由各部门立卷归档（
其电子文件一并归档）。
(3) 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学校办公室立卷归档。
(4) 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批
转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
(5) 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
(6) 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单
位。
(7) 重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
3.立卷程序
按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
(1) 检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料.
(2) 检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
(3) 检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
(4) 检查案卷文件数量。一般不超过200页，厚度不超过2cm为宜。对同一问题文件数量多宜酌情适当分卷。问题单一、文
件数量少，可由几个相近问题组卷；不便一起归类时，可组薄卷。
4.立卷分类
(1) 分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年代；跨
年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布
或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
(2) 分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
(3) 分期限将文件按照规定的不同保管期限分开。
5.立卷组合
(1) 立卷组合的基本要求一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
(2) 立卷组合形式，采用“一事一件”的立卷方法。
6.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：
如：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后;非
诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
7.对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、
修补和裱糊; 字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并立卷；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。
8.成卷装订的卷内文件编页号，按件保管的卷内文件编件号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一
个页号；页号的位置在有文字页面非装订线一侧的上角。对于按件保管的卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的
各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请
示与批复，来文与复文一般应计算为一件；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
9.拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要
责任者、内容、文件种类。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。
10.借助档案管理软件著录并打印卷内文件目录。其中，实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致； 件号：卷内文件排
列先后顺序的序号；文号：文件制发机关的发文字号； 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者； 题
名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，同
时将本单位形成的电子文件的全文一同上传到档案管理系统中； 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”
、“日”字 ，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，软件要求为八位数表示。
11.填写卷内备考表
本卷情况说明，应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题由有关的
档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人，由组成本卷的责任者签名。检查人，应是立卷单位负责人，即对案卷质
量进行审核的责任者签名。
（三）归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切不
符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正补交。
2.党群、行政类档案在次年六月底以前归档。 移交时需备有：档案实体、移交目录，移交目录一式两份，双方履行清点
签字盖章手续，办理交接。
四.档案的开发利用
(一)阅览
1.应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。
2.健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
3.档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌
握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根
据有关规定，区别不同情况，严肃处理。
4.对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。
(二)根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料，档案馆(室)指南等。
(三)对档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。
(四)学校档案部门应根据社会和学校需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。
(五)古老、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。
(六)对馆藏档案从形成之日起满三十年的，除未解密和需要控制的部分外，均应按国家规定，报分管校长批准后，分
期分批向社会开放。
1.对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。
2.对开放档案，应另行编制开放档案目录和检索工具，供利用者检索。
(七)结合本校管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的
能力。
五.档案工作岗位责任制
(一)分管档案工作的校领导职责
1.组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2.加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学
校档案部门要求做好应做的工作。
3.关心档案工作和档案馆(室)的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步
改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。
4.对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。
(二)分管档案工作的各院、处、部部门领导职责。
1.组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究
一次档案工作。
2.加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3.做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
(三)各立卷部门专(兼)职档案干部职责
1.坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
2.负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
4.主动接受档案馆(室)的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档。
5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
6.注意文件材料的安全和保密工作。
(四)学校档案部门领导职责
1.负责制定档案的工作计划、规划，进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制(修订)业务工作的各项规章制度，并认真
地组织实施。
2.对本部门人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务。
3.组织本部门人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训。
4.负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系。
5.调查了解本校档案工作情况，并就档案的改革等有关问题，提出意见和建议。
(五)档案管理人员职责
1.根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的档案工作的各项管理制度。
2.指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。
3.对接收入库的档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源
的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务。
4.贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
5.做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。
6.对保存的档案数量进行准确的统计。
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