第五章　文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条　高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条　高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条　高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条　高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第二十一条　高等学校文件材料的归档范围：

（一）党政管理类

主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（[87]教办字016号）执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987] 6号）执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发(1988) 4号）执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材科。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版的社会科学版和自然科学版出版的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动学家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。

以上各类系指归档范围，归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十二条　归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

第二十三条　归档时间应按以下要求：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第二十四条　凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条　高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十六条　高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应以予奖励。

第二十七条　高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。